In jedem Unternehmen finden Veranstaltungen statt: Sommerfeste, Jubiläumsfeiern, Road-Shows, Mitarbeiterevents, Produktpräsentationen, Weihnachtsfeiern etc.. Veranstaltungen bieten vielfältige Gelegenheiten mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern in Kontakt zu kommen, Geschäftsbeziehungen zu verbessern und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Unabhängig von der Zielgruppe sind Veranstaltungen aber auch immer eine Herausforderung und nehmen viel Zeit, Geld und Energie in Anspruch.
Gerade weil Veranstaltungen in der Organisation und Durchführung so aufwendig sind, sollten Sie als Organisator im Anschluss nicht direkt zur Tagesordnung übergehen. Analysieren Sie Ihre Veranstaltung! Seien Sie kritisch und lernen Sie für die Zukunft. Denn nach dem Event ist vor dem Event.
Bei der Nachbereitung Ihrer Veranstaltung geht es vor allem darum: Erkennen was funktioniert bzw. was nicht funktioniert hat und die entsprechenden Schlüsse ziehen. Oft sind die Ziele, die im Vorfeld formuliert wurden, nicht direkt messbar, denn Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterbindung oder die Verbesserung der Zusammenarbeit lassen sich nicht in Zahlen festhalten. Trotzdem lohnt es sich, eine Veranstaltung im Nachhinein auszuwerten und nachzubereiten.
Nachfolgend haben wir ein paar Ideen zur Event-Nachbereitung für Sie zusammengefasst:
Rückmeldung von der Geschäftsführung oder dem Auftraggeber einholen
Werden Sie selbst aktiv und suchen Sie das Gespräch. Hat das Event den Erwartungen entsprochen? Was hätten sich die Auftraggeber oder die Geschäftsführung anders gewünscht – was hat gefallen? Wenn etwas nicht nach Plan gelaufen ist: Geben Sie Fehler offen zu und sagen Sie, was Sie beim nächsten Event anders machen würden. Bedanken Sie sich für das Vertrauen und sprechen Sie ruhig auch über Dinge, die Ihrer Meinung nach gut gelaufen sind.
Rückmeldung und Manöverkritik an das Organisationsteam
Veranstaltungsorganisation bedeutet immer viel Arbeit. Deshalb sollten Sie Ihrem Team und allen Helfern für ihren Einsatz danken! Ein ehrliches „Dankeschön“ motiviert Ihre Mitarbeiter und unterstützt die Teamarbeit. Nutzen Sie die Gelegenheit und sprechen Sie mit Ihrem Team und lassen Sie möglichst jeden zu Wort kommen: Was war gut? Gibt es Verbesserungsvorschläge? Was können wir als Team lernen, um das nächste Event noch erfolgreicher zu machen?
Dankesschreiben an die Teilnehmer
Bedanken Sie sich schriftlich bei Ihren Teilnehmern. Je nach Veranstaltungsart können Sie hier beispielsweise auch weitere Informationen, Präsentationsunterlagen oder Fotos mitschicken. Vergessen Sie auch nicht die Teilnehmer, die nicht zur Veranstaltung kommen konnten. Mit einem "Schade, dass Sie nicht dabei sein konnten" per Post oder E-Mail können Sie die wichtigsten Informationen zusammenfassen und beispielsweise auf neue Termine und andere Veranstaltungen hinweisen.
Budgetkontrolle
Natürlich gehört auch die Budgetkontrolle zur Event-Nachbereitung. Rechnungen müssen kontrolliert und beglichen werden. Im Anschluss werden die tatsächlichen mit den geplanten Ausgaben abgeglichen und Abweichungen überprüft und hinterfragt.
Datenbank überarbeiten und Informationen versenden
Sie haben auf der Veranstaltung neue Kontakte geknüpft oder sich inhaltlich ausgetauscht? Prima! Auch dies sollten Sie zeitnah nachbereiten. Ergänzen Sie Ihre Datenbank und versenden Sie gegebenenfalls Informationen an potentielle Kunden und Geschäftspartner.
Öffentlichkeitsarbeit
Nutzen Sie das gelungene Event und berichten Sie darüber. Je nach Veranstaltung können Sie beispielsweise eine Pressemitteilung verfassen, einen Bericht mit Fotos in Ihrem Social-Media-Account hochladen oder auf Ihrer Website platzieren. Für die Berichterstattung über ein internes Firmen-Event eignet sich ein Artikel und Fotos in der Mitarbeiterzeitung und/oder im Intranet.
War die Veranstaltung ein Erfolg?
Überprüfen Sie Ihr Event auf seine Zielerreichung. Werten Sie dabei beispielsweise aus, wie viele Kontakte Sie geknüpft oder welche Umsätze Sie aufgrund der Veranstaltung generiert haben. Wurde durch Ihre Werbekampagne die richtige Zielgruppe erreicht? Wurde der Budgetplan eingehalten? Wichtig ist: Die Ziele müssen schon in der Planungsphase klar definiert werden, denn sonst lässt sich nicht feststellen, ob sie erreicht wurden.
Übrigens zeichnet sich eine gute Event-Nachbereitung durch eine schnelle Umsetzung aus. Planen Sie also im Vorfeld genug Zeit für Ihre Nachbereitung ein. Erst wenn dieser letzte Schritt abgeschlossen wurde, ist Ihr Event „wirklich beendet“.
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