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Inhouse-Seminar: Effektive E-Mails und Briefe

Mit professionell verfassten Mails und Briefen punkten
Inhouse Seminar Effektive E-Mails

Menschen erhalten täglich eine Vielzahl an Informationen. Das Gehirn wehrt sich gegen diese Reizüberflutung. Es nimmt nur noch das intensiv wahr, was ihm auf den ersten Blick gefällt. Ihre Korrespondenz sollte sich deshalb in der Aufmachung und dem Inhalt von der Masse der täglichen Post abheben.

Egal, ob Sie im Zeitalter der Digitalisierung Kundenbriefe schreiben oder via E-Mail mit Kunden korrespondieren. In beiden Fällen geben Sie die Visitenkarte Ihres Unternehmens ab.

Zugegeben, es ist nicht immer leicht, einen guten Brief oder ein perfektes E-Mail zu schreiben. Manchmal fehlt der richtige Einstieg, oft die Zeit zum Ausformulieren. In diesem Seminar erhalten Sie praxisnahe Tipps und Anregungen, wie Sie situationsgerecht formulieren, Aktionen durch wirksam formulierte Appelle auslösen und Ihrer Korrespondenz einen individuellen Charakter geben können.

Seminarinhalte

Briefe, E-Mails und Protokolle passend formulieren

  • Der formale Brief- und E-Mail-Aufbau (DIN 5008):
    • Schreibweise von Adressen, Anreden, Absenderangaben etc.
  • Der optimale Briefaufbau:
    • Blickverläufe optimieren, so gewinnen Sie Ihren Leser in 2 Sekunden
    • Checkliste Textoptimierung, damit führen Sie die Leser schnell zum Kern Ihrer Botschaft
    • Headline-Matrix: systematisch Ihre Überschriften verbessern (Betreff und Zwischenüberschriften)
    • Briefeinstieg, -mitte und -abschluss
  • Moderner Schreibstil:
    • Persönliche Ansprache (SIE-Ansprache)
    • Hauptwörterei
    • Dreh ins Positive/Appelle senden
  • Kundenbriefe „richtig“ lesen und beantworten:
    • Sachverhalte erfassen
    • empfängergerechte Formulierungen
    • Ein positives Leseklima schaffen
  • Schwierige Sachverhalte:
    • Ablehnen eines Kundenwunschs
    • Umgang mit Beschwerden
  • Umgang mit Schreibblockaden

 

Seminarziele

Auch bei negativen Anlässen freundlich und bestimmt formulieren

  • Sie erfahren, wie Sie Briefe und E-Mails nach aktuellen Standards formal korrekt schreiben.
  • Sie optimieren Ihre Texte, indem Sie diese kundenorientiert aufbauen sowie modern und rhetorisch versiert formulieren.

 

Zielgruppe

Mitarbeiter in der Geschäftskorrespondenz

Mitarbeiter aus Sekretariat, Assistenz und Office-Management, die ihren Schreibstil verbessern und ihre Korrespondenz empfängerorientiert gestalten möchten

 

Methodik

Korrespondenztraining

Input, Übungen, Praxisarbeiten am eigenen Laptop anhand von Kundenbriefen und E-Mails aus Ihrem Arbeitsalltag

Besondere Hinweise

Individuelles Coaching

Individuelles Coaching anhand von Praxisbeispielen aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag

In diesem Seminar arbeiten wir an Praxisbeispielen. Bitte bringen Sie zum Training Kundenbriefe und E-Mails aus Ihrem Arbeitsalltag mit.

 

Trainerin

Sabine Gilliar

Mehr Seminardetails

Der formale Brief- und E-Mail-Aufbau (DIN 5008)

Geschäftsbriefe und E-Mails sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens. Um den gewünschten Eindruck beim Empfänger zu hinterlassen, sollten Sie die Korrespondenz kurz, präzise und leserorientiert formulieren und gleichzeitig die anerkannten DIN-Regeln beachten. So können Sie auch im schriftlichen Kundenkontakt nachhaltig überzeugen.

In der DIN-Norm 5008 sind die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung festgelegt. Sie regelt zum Beispiel:

  • die Schreibweisen von Anschriften, Anreden, Straßennamen usw.,
  • den typischen Brief- und E-Mail-Aufbau,
  • den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Formeln und Zahlengliederungen sowie
  • den Aufbau von Tabellen und die Gliederung von Texten.

In dieser Seminarsequenz erlernen Sie auf kurzweilige, spielerische Weise die wichtigsten Regeln.

Der optimale Briefaufbau

Studien mit einer Augenkamera belegen, wie Leser den Inhalt eines Briefes oder einer E-Mail in Sekundenbruchteilen fixieren und entscheiden, ob sie einen Text (gerne und sofort) lesen. Zum optimalen Briefaufbau gehören:

  • ein aussagekräftiger Betreff,
  • eine ansprechende Grußformel und ein attraktiver Einstieg,
  • ein logischer Aufbau sowie
  • zielführende Abschlussformulierungen.

Erfahren Sie anhand praktischer Übungen, wie Sie Ihre Texte ansprechend aufbauen und gliedern und so die Empfänger auch überzeugen.

Kommunikationsregeln für E-Mail, Kundenchat und Instant-Messenger

In der heutigen Geschäftskommunikation hat die E-Mail den Brief weitestgehend abgelöst. Neue Kommunikationsmedien wie der Kundenchat oder die Instant-Messenger (z.B. WhatsApp) haben Einzug gehalten. Jedes Format hat seine Besonderheiten und stellt die Nutzer oftmals vor Fragen: Wie förmlich muss ich in der E-Mail schreiben? Darf ich im Kundenchat oder in der E-Mail Emoticons verwenden?

In diesem Seminarteil erlangen Sie Sicherheit darüber, wie Sie in welchem Format (E-Mail, Chat, Brief) schreiben sollten. Gemeinsam entrümpeln wir Ihren Schreibstil von altmodischen Formulierungen und legen den Grundstein für einen frischeren und moderneren Schreibstil.

Kundenkorrespondenz „richtig“ lesen und beantworten

Das gründliche Lesen eines Briefes oder einer E-Mail bildet die Grundlage für eine gute Antwort. Das klingt banal, ist es aber nicht. Hören und lesen geschehen selektiv. Das heißt, wir nehmen oftmals nur die Informationen auf, die wir hören oder lesen wollen, und nicht unbedingt die, auf die es dem Absender ankommt.

In diesem Seminarteil erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe der Farbanalyse besonders schwierige Sachverhalte, wie lange Texte, unklare Botschaften oder sehr emotionale Äußerungen des Schreibers richtig deuten und darauf reagieren können.

Umgang mit Schreibblockaden

Kein Tag ist wie der andere! Deshalb klappt das Schreiben an manchen Tagen mal besser und mal weniger gut. Entweder ist der Briefanfang die größte Hürde oder das strukturierte Schreiben bereitet Schwierigkeiten.

In dieser Sequenz erhalten Sie Tipps und Anregungen, wie Sie Schreibblocken durchbrechen und in einen kreativen Schreibprozess kommen können.

1.500,00 € zzgl. MwSt.

Dauer: 2 Seminartage

Preis gültig pro Seminartag für 6 Teilnehmer in der Standardvariante - Konkrete Termine nach Absprache

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Torsten Klanitz
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